Mengenal OKR dan Implementasinya di Organisasi

Makanan apa sih OKR itu? 👀

10 min readSep 25, 2019

Photo by Denise Jans on Unsplash: Menyusun OKR dapat diibaratkan seperti melihat peta dengan bantuan kompas, fungsi OKR ya sebagai kompas atau Google map + GPS ya klo yg gak ngerti kompas itu apa 😄 ✌️.

Intro.

“As much as I hate process, good ideas with great execution are how you make magic. And that’s where OKRs come in.”

Larry Page -Alphabet CEO and Google Cofounder- (dikutip dari buku Measure What Matters tulisan John Doerr).

Mungkin kita semua mirip atau bahkan sama persis sifatnya sama si Larry Page 👆itu, kita benci proses yang ribet, pingin sesuatu yang bisa dilakukan, dicoba dan berhasil!

OKR datang sebagai jawaban, ada banyak yang mendefinisikan OKR, tapi yang paling simpel mungkin ini ya menurut saya: 🙏

OKR adalah sebuah proses yang membantu mengarahkan dan mengukur organisasi/tim/kelompok, bisa juga dipakai buat diri sendiri atau keluarga, untuk mencapai tujuan bersama yang kelihatannya mustahil

walaupun definisi resminya OKR dari John Doerr ky gini 😵

A management methodology that helps to ensure that the company focuses efforts on the same important issues throughout the organization
John Doerr - Measure What Matters

OKR Characteristics

OKR adalah singkatan dari Objectives (O) dan Key Results (KRs). Pada bagian ini, kita bagi penjelasan menjadi 2 karakteristik ya:

Karakteristik Objectives (O)
Karakteristik Key Results (KRs)

Objectives (O) 🥅

WHAT is to be achieved. → kata John.

Mendefinisikan tentang apa yang ingin dicapai, atau ingin dituju bisa oleh organisasi, tim atau personal.

Karakteristiknya gini:

Ambitious: artinya Objective yang dibikin harus ambisius, menarik diluar batas (stretch goals), game-changing, bahkan agak membuat beberapa pihak gak nyaman. contoh disini Google menerapkan free storage untuk gmail diawal launching sekitar 1GB, jauh diatas email provider sejenis waktu itu yang hanya sekitar 50MB~100MB.
Aligned: mirip karakteristik proses manajemen yang lain Objective (dan juga KRs sebenernya) pun harus selaras di tiap level/scope : Organisasi/Company, Divisi/Team, Perorangan Personal. Diperlukan juga adanya pengawasan sub-goal atau sub-objective di masing-masing level.
Significant: artinya sesuai dengan karakteristik OKR, ambitious, Objective ini harus signifikan, dan berdampak besar pada organisasi maupun personal.
Concrete: Objective harus nyata, konkrit, walaupun berdampak besar / ambisius tapi tetap bisa dilaksanakan atau minimal dikejar.
Action Oriented: gunakan kata-kata yang tidak ambigu, fokus menghasilkan hasil/aksi daripada sekedar melakukan sesuatu. misal: gunakan ekspresi “sampai di puncak gunung” daripada “melanjutkan mendaki gunung”.
(Ideally) Inspirational: idealnya, Objective dapat membuat kita semangat untuk pergi ke kantor atau keluar rumah di pagi hari, eh kalo buat yg remote ya bikin semangat untuk bangun tidur setiap hari.
Can be long-lived, rolled over a year or longer: Objective dapat terus dipakai, tidak berubah selama apapun, setahun atau lebih (biasanya periode evaluasi OKR setiap 1 atau 3 bulan)

TIPS Menulis Objective (dari blog re:work) 👍

* Pilih 3 ~ 5 Objective (nanti ada prinsip less is more dibawah)* Hindari kata yang tidak mencapai achievement, misal: "meneruskan mendaki gunung", "menjaga posisi market", "melanjutkan melakukan X"* Gunakan kata yang menunjukkan endpoint dan keadaan akhir, misal: "memakan 5 kue", "mencapai puncak gunung", "deliver fitur Y"* Gunakan ekspresi yang jelas, tidak ambigu dan mudah dipahami oleh observer (karena semakin spesifik semakin meningkatkan performa)

Key Results (KRs) ⏫

Benchmark and monitor HOW we get to the Objective. → kata John.

KRs adalah tentang mengukur bagaimana kita berjalan dan menuju ke Objective.

Karakteristiknya yaitu:

Specific: artinya KRs memang spesifik/jelas untuk mencapai Objective tertentu, dan sesuai dengan scope atau level, misal organisasi/company, divisi/tim atau personal/perorangan.
Time-Bound: artinya KRs dapat berubah dan terikat waktu, setiap kali dilakukan evaluasi OKR (setiap 1 atau 3 bulan) atau dapat juga bertambah detail.
Aggresive yet realistic: dalam menetapkan KRs memang harus agresif, tapi juga harus realistis. Di bawah nanti ada penjelasan sweet spot, yaitu ukuran pencapaian KRs dianggap sukses bila mencapai 0.6–0.8 atau sekitar 60%–80% dari target maksimal 100%.
Measurable and verifiable: artinya harus ada angka yang dicapai, jawaban dari KRs ini cuma ada 2 kemungkinan: Meet (Tercapai) atau Not meet (Tidak Tercapai).

TIPS Menulis Key Results (dari blog re:work)

* Tentukan sekitar 3~4 KRs per Objective* KRs menunjukkan milestone yang dapat diukur dalam mencapai Objective* KRs menunjukkan outcome atau hasil bukan aktivitas
** Penggunaan kata "konsultasi", "menolong", "analisis", "berpartisipasi" harus dihindari karena menunjukkan aktivitas
** Penggunaan kata harus yang menunjukkan hasil dan impact, misal: "publikasi hasil riset kepuasan customer pada tgl 7 Oktober" daripada "mengukur kepuasan customer"* Ukuran selesai KRs harus menyertakan bukti, dapat berupa file, screenshot atau apapun yang dapat dipercaya dan mudah dimengerti

OKR Hygiene List 👨‍⚕

Berikut hal-hal yang disarankan diikuti untuk menjaga OKR tetap higienis, e.g. tidak semrawut, tidak menyusahkan dan membuat meledak 💣 bagi pelakunya -yg merancang dan melaksanakan- (modifikasi + tambahan dari Andy Grove’s Basic OKR Hygiene)

Less is more

Batasin jumlah O dan KRs, pilih yang bener-bener ber-impact. Lagian juga waktu untuk menjalankan OKR akan terbatas -pakai sistem quarter cycle/ 3-bulan atau 12 minggu-. Mungkin jumlah Objective yang tepat untuk semua level -organisasi, tim, perorangan- sekitar 3~5 OKR per cycle.

Jumlah KRs per O disarankan sekitar 3–4 Key Results per Objective. Disini ingat kuncinya, pilih yang paling signifikan impactnya ya. 😉

Public and Transparent

OKR harus dibuka dan diketahui oleh semua pihak dalam organisasi (public and transparent). Tujuannya, biar semua pihak tahu apa yang dikerjakan dan mereka kontribusi apa / dimana terhadap tujuan organisasi / tujuan bersama.

Set goals from the bottom up

Untuk meningkatkan engagement dan aspirasi (orang akan lebih bersemangat mengejar OKR nya sendiri), tim dan personel diharapkan mengusulkan sendiri OKR nya masing-masing -tentu diperlukan konsultasi dengan manajer/level diatasnya-.

Pembuatan OKR tidak boleh dari paksaan (no dictating), tapi harus dari kesepakatan dan konsensus semua pihak. Seperti kebanyakan goals yang dibuat dari atasan ke bawahan (Top-Down), di OKR juga tetap ada porsi top-down. Namun, diharapkan porsi dari inisiatif bawahan (Bottom-Up) perlu diperbanyak ~ lebih dari 50%.

Sweet spot

Ukuran berhasil tidak nya implementasi OKR tidak dinilai berdasarkan kesuksesan 100% atau 1.0 namun lebih ke hasil sekitar 60% (0.6) ~ 70% (0.7) — ini yang disebut sweeet spot (ada yg sadar kalau ‘e’ nya kelebihan 👈).

Stretch Goals & Dare To fail

Karena OKR ini bersifat ambisius, aggresive dan aspirational, maka diperlukan kombinasi antara stretch goals (menarik keluar batas) setting objective yang betul-betul ambisius, namun untuk komunikasi pencapaian OKR ke tim dibutuhkan konsep sweet spot diatas 👆.

Dalam pembuatan dan (utamanya) pelaksanaan OKR kita tidak perlu takut gagal -poin ini sekilas berlawanan dengan yang ambisius tadi, tapi ndak kok, poin ini perlu mengingatkan adanya pelajaran yang kudu diambil di setiap kegagalan- dan kegagalan disini tidak akan dihukum (no punishment for failure).

Stay Flexible

OKR ini bersifat kontrak sosial yang kooperatif dan konsensus (semua pihak dalam organisasi harus sadar dan setuju untuk mengimplementasikan), maka sifatnya juga harus fleksibel, misal KRs dapat dimodifikasi atau bahkan dihapus ditengah cycle.

Be Patient: be resolute

Setiap proses dibutuhkan trial dan error, begitu juga OKR. Bisa jadi, dibutuhkan sekitar 4–5 cycle (1 cycle itu quarter / 3-bulan) untuk mendalami prinsip OKR dan mendefinisikan OKR yang tepat. Tapi no need to worry, simak kata penutup saya dibawah ya 😍 ⬇️

Bring OKRs to Your Organization 🏣

Berikut langkah-langkah untuk menerapkan OKR dalam organisasi atau apapun subject anda seperti didefinisikan dalam whatmatters.com

1. Brainstorming 🤔

Use this section to jot down ideas as your team does a free-form brainstorm on what's important.- What do we need to accomplish this year?- What are the most important things we can be doing in the next 90 days?- Where should we be concentrating our efforts?

Di tahap ini kita bersama-sama tim akan merumuskan apa sih yang penting dilakukan dalam jangka waktu tertentu, bisa tahun ini, 3 bulan kedepan, dll.

2. Set Objectives 🥅

Objectives define what we seek to achieve. Great objectives are significant, concrete, action-oriented, and inspirational. For each layer of your organization, you should have no more than 3-4 objectives.

Silakan coba, bisa ikutin hygiene list dan karakteristik Objective (O) di atas yaa 👆

3. Set Key Results ⏫

Key results are how our top-priority objectives will be attained with specific, measurable actions within a set time frame. For each objective, write no more than 4-5 key results.

Silakan coba, bisa ikutin hygiene list dan karakteristik Key Results (KRs) di atas yaa (mirip sama no. 2 ini, copas 😝 👆)

4. Assign Teams & Owners 👐

Every OKR should have an owner. (No exceptions!)

Setiap OKR di semua level/scope harus ada owner nya. Untuk team/division level OKR, owner bisa jadi team leadernya -walaupun aktualnya OKR itu milik semua anggota tim-.

5. Track Progress 🛤

Now that you have your OKRs, use them in your staff meetings and 1:1s. Update each key result throughout the quarter with your team's progress.

Karena OKR dibuat sesuai level/scope, maka metode komunikasinya bisa dari 1:1 (tatap muka antara team leader dan anggota -fokus ke KRs-) atau group discussion (diskusi per grup -fokus ke Objective dan KRs tim-), hingga organization meetup (semua anggota organisasi ikut rembug -fokus ke Objective-).

Disini ada juga yang bisa diterapkan langkah tambahan seperti didefinisikan Atlassian OKR Playbook yaitu metode scoring & retrospective:

5.1 Scoring / OKR Checkpoint 🚥

Walaupun secara umum penilaian OKR dibagi dalam 3 skala (ngikutin lampu lalu lintas):

-oiya range skalanya dari 0 (0%) ke 1.0 (100%), dan range disini jangan selalu jadi patokan fix ya, silakan menerapkan sesuai organisasi-

Green 💚 : I’m good to go on that one
OKR tercapai antara 0.6 (60%) hingga 0.8 (80%)
Yellow 💛 : possible danger
OKR tercapai antara 0.4 (40%) hingga 0.59 (59%)
Red ❤️ : I’m having serious issues
OKR tercapai antara 0 (0%) hingga 0.39 (39%), inget ada disini bukan berarti gagal ya, tapi perlu dicari tahu penyebabnya dan di-improve. 😄

Trus, gimana sih penilaian atau checkpoint untuk sebuah Objective (bisa monthly -tiap bulan- atau quarterly -tiap 3 bulan-), ini contohnya:

Misal sebuah Objective (O) memiliki 2 Key Results (KRs) yang terdiri dari:

Meningkatkan value A sebanyak 80%, aktualnya value A meningkat sebesar 50%. Maka KRs ini dinilai tercapai sebesar 62.5 % atau 0.62 (Green) 💚
Meningkatkan value B sebanyak 90%, aktualnya value B meningkat sebesar 70%. Maka KRs ini dinilai tercapai sebesar 78 % atau 0.78 (Green) 💚.

Trus, penilaian untuk Objective yang terdiri dari KRs diatas yaitu rata-rata dari nilai / skor kedua KR, yaitu sebesar 70% atau 0.7 (Green) 💚. 🔽

ini rumusnya: (0.62 + 0.78) / 2 = 0.7

5.2 Reviewing OKR: retrospective ♻️

Setiap kali selesai merumuskan OKR atau setelah selesai evaluasi (akhir bulan, akhir 3-bulan). Mungkin perlu sekali-kali refleksi OKR secara keseluruhan. 🙏

* Were our objectives ambitious enough?
* Were our key results measurable? Did we know what our baseline was at the start of the quarter?
* Did we “set ’em and forget ‘em”? If so, why?
* Were our OKRs aligned with the company’s broader strategies?
* Did they keep us focused on delivering value to customers?
* Did we feel connected to our OKRs?
* What have we learnt from this quarter? How do we lift the bar moving into the coming quarter?

Retrospective tidak melulu membahas skor akhir, namun diskusi apa yang sudah dipelajari dan apa yang dibawa ke fase selanjutnya (bulan depan, 3-bulan kedepan). 🙏

Best Practices 💂

Ini beberapa contoh Best Practices OKR di berbagai organisasi (keren-keren)

sumber: whatmatters.com (website nya John Doerr), bisa juga dijadikan checklist apakah kita sudah menerapkan best practice OKR ini di organisasi kita -*bertahap tentunya ya*- 😄

OKR is NOT Magic

Walaupun dengan menerapkan OKR (dengan benar), kita bakal dapat super power seperti ini: (dikutip dari tulisan Rick Klau disini)

1. Predicting the future ⭐️

Melalui OKR, kita bisa mendapat kemampuan super untuk memprediksi masa depan, caranya yaitu dengan melewati beberapa cycle merancang dan menggunakan OKR.

Kita dan tim (dalam banyak kasus) akan dapat melihat seberapa besar pencapaian dan ternyata hal yang tidak mungkin diawal bisa kita capai.

Perlu kita ingat juga, walaupun prediksi kita tidak tepat, kita tidak akan menganggap kegagalan sebagai hal yang percuma. Kita bisa ambil datanya (ini yang disarankan di OKR) dan digunakan untuk bahan evaluasi kedepannya. ✌️

2. A founder who is everywhere, always ⭐️ ⭐️

Kita sebagai tim manajemen (C Level) atau founder atau apapun role kita, akan dapat memanfaatkan OKR untuk terlibat dalam semua diskusi apapun yang terjadi di perusahaan.

Selain karena sifatnya public, OKR dapat menjelaskan prioritas organisasi dan apa yang tidak termasuk prioritas, serta membantu tim manajemen melihat dari sisi lain (helicopter-view) apakah yang dikerjakan oleh semua orang dalam organisasi mengarah untuk mewujudkan & tentu melihat ukurannya (dari KRs).

3. Just say “No” ⭐️ ⭐️ ⭐️

Tanpa adanya kesepakatan / konsensus (OKR kan harus disetujui -mutually agreed- dan tidak bersifat memaksa semua pihak), bisa jadi susah untuk tidak mengeksekusi ide baru yang muncul, project lain, atau improvement lain.

Semua orang didalam perusahaan bisa menjawab tidak untuk hal yang tidak menambah value ke poin-poin OKR yang sudah disepakati di awal, tanpa adanya intervensi ❔ politik atau sesuatu yang sifatnya emosional. 🤗

Tapi, perlu diingat, sekali lagi OKR bukan sebuah alat ajaib yang merealisasikan semua goals yang ambisius tadi secara tiba-tiba 😜. Kita tetap perlu bekerja dan berusaha keras agar tujuan besar bisa kita raih dengan bantuan / arahan dari OKR.

OKR dapat membantu mengarahkan agar lebih disiplin berpikir, lebih fokus, lebih jelas komunikasi, dan lebih berdampak besar lewat aksi (masih inget kan analogi OKR sebagai kompas — Google Map + GPS diatas tadi) ✌️ ➡️

Akhirul kalam, semoga bermanfaat dan ada kutipan sedikit quote dari saya sendiri 😅

“You’re not going to get it work perfectly for the first time, just right maybe.. not yet too… but it’s still OK”
“The most important is change of behavior and habit, don’t get discouraged” 💪🏽💪🏽

Buat yang tertarik lebih melihat contoh implementasi OKR, bisa cek tulisan saya ini 👉 OKR dan Contohnya di Tim Sepak Bola 👈 ⚽️ 🇮🇩

Jika ada pertanyaan atau ingin sharing, konsultasi lebih lanjut tentang OKR, Startup, Tech, dll. silakan langsung aja ya kontak saya. 🔽

Referensi

Contact me

Linkedin: Djiwandou Putro

github.com/djiwandou

djiwandou (+62 822 3091 7591) | djiwandou@gmail.com